Mahnwesen
Kurzdefinition
Das Mahnwesen umfasst alle Prozesse, mit denen ein Unternehmen überfällige Forderungen systematisch nachverfolgt und einfordert.
Ausführliche Erklärung
Das Mahnwesen umfasst alle organisatorischen und rechtlichen Prozesse, mit denen ein Unternehmen überfällige Forderungen nach Ablauf des vereinbarten Zahlungsziels systematisch nachverfolgt und den Schuldner zur Zahlung auffordert. Es beginnt in der Regel mit einer freundlichen Zahlungserinnerung, gefolgt von einer oder mehreren förmlichen Mahnungen mit zunehmend deutlicherem Ton, in denen auf den Verzug hingewiesen und gegebenenfalls Verzugszinsen sowie eine Mahnpauschale angekündigt werden.
Rechtlich tritt Zahlungsverzug in vielen Fällen bereits automatisch nach Ablauf einer in der Rechnung genannten Zahlungsfrist ein, ohne dass zwingend eine Mahnung erforderlich ist, insbesondere wenn auf der Rechnung ein konkretes Fälligkeitsdatum genannt wurde. Führt das aussergerichtliche Mahnwesen nicht zum Erfolg, kann ein Unternehmen entweder ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten oder die Forderung an ein Inkassounternehmen abgeben beziehungsweise verkaufen. Im Bereich wiederkehrender Zahlungen, etwa bei Abo-Billing, wird das klassische Mahnwesen häufig durch automatisierte Dunning-Prozesse ergänzt, die speziell auf fehlgeschlagene Kartenzahlungen und Rücklastschriften ausgerichtet sind.
Für Unternehmen ist ein strukturiertes Mahnwesen ein zentraler Baustein des Forderungsmanagements, das direkten Einfluss auf die eigene Liquidität und das Ausmaß möglicher Forderungsausfälle hat.
Beispiel
So sieht das in der Praxis aus
Ein Handwerksbetrieb stellt eine Rechnung mit einem Zahlungsziel von 14 Tagen. Nach Ablauf der Frist ohne Zahlungseingang verschickt die Buchhaltung automatisch eine erste Zahlungserinnerung, nach weiteren zehn Tagen eine förmliche erste Mahnung mit angekündigten Verzugszinsen. Reagiert der Kunde weiterhin nicht, übergibt der Betrieb die offene Forderung an ein Inkassounternehmen, das die weitere Beitreibung übernimmt.
Quellen und Stand
Zuletzt geprüft: 2026-09-26
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